Оформление результатов обучения по охране труда в электронном виде: порядок перехода на ЭДО

В настоящее время в большинстве нормативно-правовых актов, в том числе и в Правилах по охране труда, которые вступили в силу в 2021 году,

допускается возможность ведения документооборота в области охраны труда в электронном виде с использованием электронной подписи.

Данная норма позволяет значительно экономить время и увеличивает скорость принятия решений. Электронный документооборот можно ввести как внутри одной компании, так и при взаимодействии с другими.

Что такое система электронного документооборота (ЭДО)?

Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных.

Чтобы использовать ЭДО внутри компании, необходимо приобрести специальный программный пакет и сетевое оборудование для активации его работы. Для обмена документами со сторонними компаниями дополнительно потребуется оператор электронного документооборота. С его помощью будут передаваться нужные сведения и контролироваться их формат.

Виды электронных подписей:

Существуют простая и усиленная электронная подпись, которая в свою очередь может быть:

✔усиленной неквалифицированной подписью;

✔усиленной квалифицированной электронной подписью.

 Для ведения документооборота в области охраны труда в электроном виде следует использовать усиленную квалифицированную подпись, и в таком случае информация в электронной форме

✔признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью;

 ✔может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации.

 Усиленная квалифицированная подпись (УКП) защищена шифром, одобренным ФСБ. Подпись и сертификат ключа выдают удостоверяющие центры, аккредитованные Минкомсвязи РФ. Список аккредитованных удостоверяющих центров можно посмотреть здесь.

 УКП подходит для работы с порталом госуслуг, Системой межведомственного электронного взаимодействия, сдачи отчётности в налоговую и другие госорганы, отправки банковских документов и т. д.

Как перейти на ЭДО?

ЭДО вводится работодателем на основании локального нормативного акта, который принимается им с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации и содержит:

 сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот;

✔ порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);

✔ перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;

✔ срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, а также сведения о дате введения электронного документооборота, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления.

Какие процедуры в области ОТ можно оформлять с помощью ЭДО?

Поправки в трудовое законодательство РФ открывают огромные возможности цифровизации процедур в области охраны труда.

В том числе:

✔ обучение,

✔ проверка знаний требований охраны труда,

✔ выдача нарядов - допусков,

✔ учет и выдача средств защиты

и так далее. 

Например, согласование инструкций по охране труда может проводиться путем электронного документооборота. При этом в локальном акте организации по ведению электронного документооборота, лист согласования инструкций по охране труда должен входить в перечень электронных документов, в отношении которых осуществляется электронный документооборот.

 Согласно ч.3 ст.22.1 ТК РФ электронный документооборот не применяется в отношении документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.

Законодательная база готова, теперь необходимы технические цифровые решения.

Как выбрать систему?

Перед тем как перейти на ЭДО, компании должны выбрать оператора ЭДО, опираясь на свои потребности. Для этого нужно подсчитать примерное количество отправляемых документов и максимальное количество сотрудников, которые должны одновременно работать в системе.

С реестром операторов ЭДО, прошедших процедуру проверки на соответствие требованиям приказа ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@, можно ознакомиться на сайте ФНС. Выбирая конкретного, нужно руководствоваться следующими критериями:

• возможности;
• надежность;
• функциональность;
• количество контрагентов;
• роуминг;
• опыт работы;
• качество обслуживания;
• стоимость продукта.

Сравнительная таблица крупнейших систем электронного документооборота

При помощи таблицы компании могут сравнить самые крупные системы ЭДО по основным параметрам.

Пройти обучение по охране труда и скачать образцы

✔   положения о переходе на электронный документооборот в сфере трудовых отношений

✔   приказа о внедрении системы кадрового электронного документооборота

✔   уведомления о переходе на электронный документооборот

✔   заявления о согласии на переход на ЭДО в сфере трудовых отношений

можно на сайте дистанционного обучения АНО ДПО «Сибтруд-Академия»

• ← Пред. новость
• След. новость →